单位办公用品的管理办法

单位办公用品管理需建立清晰登记制度，入库时记录物品名称、数量和采购日期，指定专人负责发放。打印机墨盒、A4纸、签字笔等常用物品按季度统计消耗量，设置安全库存避免断供。部门领用需填写申请单，注明用途和数量，每月汇总各部门消耗数据，分析异常使用情况。废旧文件夹、订书机等可修复物品统一回收维修，延长使用寿命。

电子文档管理同样重要，建立共享云端存储系统，扫描合同、发票等纸质文件，按年份和类别分类保存。U盘、移动硬盘等存储设备定期杀毒，重要文件设置访问权限。电子表格自动计算剩余库存，设置低库存提醒功能，减少人工核对工作量。系统记录每次操作人员和时间，确保责任可追溯。