公司封存档案什么意思

公司封存档案是指将不再频繁使用但具有重要价值的文件资料进行系统整理后，存入专门容器并加以密封保存的过程。这包括将纸质文件、电子数据或混合载体材料按照特定规范装订、编号，放入防潮防火的档案盒或文件柜中，贴上封条并记录封存时间和责任人。封存档案能节省办公空间，同时确保历史资料的完整性和可追溯性，常见于财务凭证、法律合同、人事记录等重要文档的管理中。

档案封存后需要建立严格的查阅制度，任何调取都必须经过审批流程并记录在案。封存期限根据档案类型而定，短的3-5年，长的可达30年甚至永久保存。企业每年会对封存档案进行一次全面检查，确保存储环境温湿度适宜，防止霉变或虫蛀。这种管理方式既保证了历史资料的完整保存，又提高了当前办公效率，是现代企业信息资源管理的重要环节。